Trésor Club — Gestion association et club

Comment démarrer avec Trésor Club ?+

Étape 1. Allez dans Paramètres et renseignez le nom de votre association, votre sport, l'adresse et la saison. Cliquez sur Enregistrer.
Étape 2. Dans Licenciés, cliquez + Nouveau licencié pour ajouter vos membres.
Étape 3. Dans Cotisations, enregistrez les paiements au fur et à mesure.
Étape 4. Suivez vos finances dans l'onglet Finances et vos partenaires dans Sponsors.
💡 Astuce : pensez à faire une sauvegarde locale régulièrement (Paramètres → Sauvegarde locale) et en fin de saison, cliquez Clôturer la saison pour archiver et repartir proprement.

Où sont sauvegardées mes données ?+

Toutes vos données sont enregistrées automatiquement après chaque action. Vous pouvez fermer l'application et y revenir depuis n'importe quel appareil — vos données seront intactes. Elles sont hébergées sur des serveurs européens sécurisés et ne sont accessibles qu'avec votre identifiant et mot de passe. Pour plus de sécurité, téléchargez régulièrement une sauvegarde locale (Paramètres → Sauvegarde locale).

J'ai oublié mon mot de passe+

Sur l'écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ? en bas. Entrez votre email et vous recevrez un lien pour créer un nouveau mot de passe. Vérifiez aussi vos courriers indésirables si le mail n'arrive pas.

Comment ajouter un licencié ?+

Allez dans l'onglet Licenciés et cliquez + Nouveau licencié en haut à droite. Renseignez le prénom, le nom et la catégorie (obligatoires). Le montant de cotisation se remplit automatiquement selon la catégorie. Email et téléphone sont facultatifs mais utiles pour les relances.

Comment voir ou modifier la fiche d'un membre ?+

Dans la liste des licenciés, cliquez sur le bouton Fiche → au bout de la ligne du membre. Vous y trouverez toutes ses informations, l'état de sa cotisation et l'historique de ses relances. Depuis cette fiche vous pouvez aussi enregistrer un paiement ou supprimer le membre.

Comment changer les montants de cotisation par catégorie ?+

Allez dans Paramètres, section Type de sport / activité. Vous pouvez modifier les montants de chaque catégorie, en ajouter ou en supprimer. Les nouveaux tarifs s'appliquent aux licenciés ajoutés ensuite.

Comment ventiler une cotisation (part club, licence fédérale…) ?+

Dans Paramètres, sous chaque catégorie, cliquez + Ajouter un poste de ventilation. Nommez le poste (ex : Licence fédérale, Assurance, District…) et indiquez le montant fixe. Vous pouvez créer jusqu'à 5 postes par catégorie. La part restante pour le club est calculée automatiquement. La ventilation apparaît dans la grille tarifaire de l'onglet Finances et dans le rapport AG.

Comment enregistrer un paiement ?+

Deux possibilités. Soit cliquez sur Payer sur la ligne du membre concerné dans l'onglet Cotisations, soit cliquez + Enregistrer un paiement en haut de page. Renseignez le montant, le mode (virement, chèque, espèces…) et la date. Le statut passe automatiquement à Payé quand la cotisation est soldée.

Les adhérents peuvent-ils payer leur cotisation en ligne ?+

Oui, avec le plan Club (69 €/an). Le plus simple est HelloAsso, gratuit pour les associations : suivez le tuto pas à pas. Une fois le lien de votre association obtenu, ouvrez l'onglet Cotisations et cliquez sur Activer dans la carte Paiement en ligne. Le lien est ajouté à vos relances, et le bouton 💳 Envoyer le lien prépare un message pour chaque adhérent. Les sommes arrivent directement sur le compte de votre association : Trésor Club ne touche jamais aux fonds. Quand un adhérent a réglé, cliquez sur ✓ Payé en ligne sur sa ligne pour solder la cotisation.

Comment relancer les impayés ?+

Cliquez Relancer sur la ligne d'un membre pour ouvrir un email personnalisé pré-rédigé dans votre messagerie (avec le montant dû et les infos du club). Utilisez Relancer les impayés en haut de page pour envoyer un email groupé à tous les impayés d'un coup (en BCC). Chaque relance est comptabilisée. Après 3 relances, le statut passe automatiquement à En retard. L'adresse email du membre doit être renseignée.

Un membre peut-il payer en plusieurs fois ?+

Oui. Enregistrez chaque versement séparément en cliquant Payer et en saisissant le montant partiel. Les versements se cumulent automatiquement. Le statut reste à En attente tant que le total dû n'est pas atteint, puis passe à Payé.

1Créer le compte de votre association+

Sur helloasso.com ↗, cliquez sur Créer un compte et choisissez le parcours association — pas un compte personnel : c'est l'erreur la plus fréquente.
• Munissez-vous du numéro RNA de l'association (un W suivi de 9 chiffres) ou de son SIRET.
• Indiquez l'IBAN d'un compte au nom de l'association, jamais un compte personnel.
• Invitez ensuite le président ou le secrétaire avec leur propre identifiant plutôt que de partager un mot de passe.

💡 Le jour où le trésorier change, rien n'est perdu : l'accès reste dans l'association.

2Envoyer les justificatifs — sinon l'argent reste bloqué+

HelloAsso doit vérifier l'association avant de lui reverser les fonds. Préparez en général :
• les statuts ;
• le procès-verbal de la dernière assemblée générale, ou la liste des membres du bureau, de moins de 2 ans ;
• un RIB au nom de l'association ;
• la pièce d'identité du représentant de l'association ;
• le document attestant de la déclaration de l'association.

⚠ Faites cette étape avant d'envoyer le lien à vos adhérents : sans ces pièces, HelloAsso peut limiter les paiements ou les versements. Votre espace HelloAsso indique les pièces qui manquent, la liste exacte pouvant varier.

3Créer la campagne d'adhésion+

Dans votre espace HelloAsso, choisissez le type de campagne Adhésion dans le menu de gauche, puis Créer une adhésion.
• Onglet Informations générales : un nom clair, par exemple « Cotisation 2026-2027 — Tennis Club », et les dates de la saison. Enregistrez.

⛔ Pour des cotisations, ne passez pas par une billetterie, un don ou une boutique : ce ne sont pas les bons formulaires, et le suivi de vos adhérents en pâtirait.

4Un montant par catégorie, identique à Trésor Club+

Onglet Montants et options → Ajouter un montant.
• Créez un montant fixe par catégorie, avec exactement le même nom et le même prix que dans Trésor Club. C'est ce qui vous permettra de pointer chaque paiement sans hésiter.
• Évitez le montant libre : les adhérents se trompent de somme.
• Le paiement mensuel ou en 3 fois existe, mais chaque échéance arrive séparément : réservez-le aux cotisations élevées.

5Ne demander que le strict nécessaire+

HelloAsso recueille déjà les coordonnées de la personne qui paie.
• N'ajoutez un champ complémentaire que s'il vous est vraiment utile : typiquement le nom de l'adhérent, quand un parent paie pour son enfant.
• Adresse, téléphone, numéro de licence… sont déjà dans Trésor Club : inutile de les redemander. Un formulaire court est un formulaire rempli.

6Vérifier, publier et copier le lien+

• Ouvrez l'aperçu de la campagne et parcourez le formulaire jusqu'à l'écran de paiement, pour voir exactement ce que verront vos adhérents — y compris la contribution volontaire.
• Publiez la campagne.
• Copiez son lien de partage : l'adresse de la page, qui commence par https://www.helloasso.com/associations/…

7Coller le lien dans Trésor Club+

Onglet Cotisations → carte Paiement en ligne → Activer. Choisissez HelloAsso et collez le lien : Trésor Club le reconnaît et vous montre le message que recevront vos adhérents.
• Le lien est ajouté automatiquement à vos relances.
• Le bouton 💳 Envoyer le lien de chaque adhérent prépare un message à coller dans un SMS ou WhatsApp.

8Au quotidien : pointer, puis récupérer l'argent+

• Chaque adhésion payée apparaît dans le tableau de bord de la campagne, sur HelloAsso.
• Trésor Club ne voit pas ces paiements : dans Cotisations, cliquez sur ✓ Payé en ligne sur la ligne de l'adhérent. La cotisation est soldée et l'écriture de trésorerie créée.

⚠ L'argent ne vient pas tout seul. Par défaut, HelloAsso reverse les fonds à la demande, et chaque paiement n'est disponible que 7 jours ouvrés après. Pour ne plus y penser, activez le versement mensuel (vers le 10 du mois suivant) dans les paramètres de versement de votre compte HelloAsso.

9Nouvelle saison : dupliquer plutôt que tout refaire+

Juste après avoir clôturé la saison dans Trésor Club :
• sur HelloAsso, dupliquez la campagne de l'an dernier ;
• changez le nom, les dates et, si besoin, les montants ;
• collez le nouveau lien dans Trésor Club : carte Paiement en ligne → Modifier.

Ce que vous pouvez ignorer sur HelloAsso+

Rien de tout ceci n'est nécessaire pour encaisser vos cotisations :
• la billetterie, la boutique, les dons et le crowdfunding ;
• l'emailing : Trésor Club envoie déjà vos relances et vos newsletters ;
• les codes promo et les cartes d'adhérent ;
• la gestion de vos membres : elle se fait dans Trésor Club.
Vous pourrez toujours y revenir plus tard, pour une fête du club par exemple.

Un adhérent s'étonne de la contribution demandée par HelloAsso+

C'est le modèle de HelloAsso : l'association ne paie rien, et le service vit des contributions volontaires des payeurs. Le montant proposé est facultatif et peut être réduit à 0 € avant de valider le paiement, grâce au champ situé à côté du montant.

💡 Prévenez-le dans votre message : « La contribution à HelloAsso est facultative, vous pouvez la mettre à 0 €. »

Comment enregistrer une recette ou une dépense ?+

Allez dans Finances, cliquez + Nouvelle opération, puis choisissez ↑ Entrée d'argent pour une recette ou ↓ Dépense pour une sortie. Pour une dépense, précisez la catégorie, qui a payé (caisse du club, avance trésorier, avance bénévole) et éventuellement un justificatif.

Comment gérer les avances et remboursements ?+

Quand une dépense est payée par un trésorier ou un bénévole sur ses fonds personnels, sélectionnez Avance trésorier ou Avance bénévole comme payeur, et notez son nom. Ces avances apparaissent dans la section Remboursements en attente de la vue globale, jusqu'à régularisation.

À quoi sert le bouton Bilan ?+

Le bouton Bilan dans Finances (ou Rapport AG dans le tableau de bord) ouvre un récapitulatif complet de la saison : licenciés, cotisations, sponsors, dépenses, solde. C'est le document parfait à présenter en Assemblée Générale, exportable en CSV ou en PDF.

Comment ajouter un sponsor ou une subvention ?+

Allez dans Sponsors et cliquez + Nouveau sponsor. Renseignez le nom, le type d'apport (numéraire, matériel, prestation, don en nature), le montant, le contact, la contrepartie offerte (logo sur maillot…) et l'échéance du partenariat. Si c'est un don en numéraire, il est automatiquement enregistré en trésorerie.

Comment générer le reçu CERFA pour un don ?+

Dans la liste des sponsors, cliquez sur le bouton 📄 CERFA à droite de la ligne. Le formulaire officiel CERFA 11580*04 s'ouvre, pré-rempli automatiquement avec toutes les informations : association, donateur, montant en chiffres et en toutes lettres, date, cases cochées. Cliquez Imprimer / Enregistrer en PDF en haut, puis faites signer le document par le représentant de l'association.

Que faire quand un partenariat arrive à échéance ?+

Une alerte orange apparaît automatiquement en haut de l'onglet Sponsors quand une échéance approche. Modifiez le statut du partenaire en À renouveler pour le mettre en vigilance, ou en Terminé quand le partenariat est définitivement clos.

Comment envoyer une newsletter aux licenciés ?+

Dans l'onglet Licenciés, cliquez ✉ Newsletter. Vous pouvez filtrer les destinataires par catégorie ou par statut de paiement (payé / impayé). Rédigez votre objet et votre message, puis cliquez Ouvrir dans ma messagerie pour ouvrir votre client mail avec tous les destinataires pré-remplis en BCC (copie cachée). Aucun licencié ne voit les adresses des autres — c'est conforme au RGPD.

Comment contacter les sponsors par email ?+

Dans l'onglet Sponsors, cliquez ✉ Newsletter. Le système est identique mais utilise une liste de contacts totalement séparée de celle des licenciés, conformément au RGPD. Vous pouvez filtrer par statut (actif) ou par type (numéraire, matériel…). Pensez à renseigner l'email de chaque contact sponsor lors de l'ajout.

Pourquoi les listes sont-elles séparées ?+

Le RGPD impose de ne pas mélanger les fichiers de contacts ayant des finalités différentes. Les licenciés sont des adhérents, les sponsors sont des partenaires commerciaux. Leurs données sont traitées séparément dans Trésor Club et les newsletters partent de deux listes distinctes.

Comment exporter mes données dans Excel ?+

Chaque onglet possède son bouton Exporter qui télécharge un fichier CSV de la page courante. Le fichier s'ouvre directement dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets, avec les colonnes correctement séparées et les accents préservés.

Comment tout exporter d'un coup ?+

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Tout exporter. Cinq fichiers CSV se téléchargent automatiquement : licenciés, finances, dépenses détaillées, sponsors et rapport AG complet. Cette fonction est incluse dans le plan gratuit.

Comment générer le Rapport AG en PDF ?+

Ouvrez le rapport via le bouton 📄 Rapport AG sur le tableau de bord ou 📄 Bilan dans Finances. En bas du rapport, cliquez 📄 Exporter en PDF. Une page mise en forme s'ouvre avec le bilan complet — choisissez Enregistrer en PDF dans le dialogue d'impression. Le document inclut les zones de signature Président / Trésorier, prêt à imprimer pour l'AG.

Comment passer à la saison suivante ?+

Allez dans Paramètres → Gestion des saisons et cliquez Clôturer la saison. Un écran de revue s'ouvre avec la liste complète de vos licenciés. Décochez ceux qui ne renouvellent pas, avancez les catégories si nécessaire, puis confirmez. L'archive se télécharge automatiquement et la nouvelle saison démarre.

Que se passe-t-il exactement lors de la clôture ?+

Conservé : les licenciés que vous avez cochés (noms, contacts, licences), tous les sponsors et partenaires, la configuration de votre association.
Supprimé : les licenciés décochés lors de la revue.
Remis à zéro : les statuts de paiement (tous passent à "En attente"), les montants payés, les transactions financières et les dépenses.
Mis à jour : le nom de la saison (ex : 2025–2026 → 2026–2027), les catégories si vous avez utilisé l'avancement.

Comment avancer les catégories d'âge ?+

Lors de la clôture de saison, cliquez le bouton 🔄 Avancer les catégories. Chaque licencié passe automatiquement à la catégorie suivante (ex : Benjamins → Minimes, Cadets → Juniors). Le tarif de cotisation est mis à jour en conséquence. Vous pouvez aussi ajuster individuellement la catégorie de chaque membre via le menu déroulant.

Comment consulter les données d'une saison passée ?+

Lors de chaque clôture, un fichier d'archive se télécharge sur votre appareil. Pour consulter les données d'une ancienne saison, allez dans Paramètres → Sauvegarde locale → Restaurer une sauvegarde et chargez le fichier correspondant. Pensez à faire une sauvegarde de la saison en cours avant, pour pouvoir y revenir ensuite.

Astuce : un licencié quitte le club en cours de saison ?+

Vous pouvez le supprimer à tout moment depuis l'onglet Licenciés. Si vous préférez attendre, il suffira de le décocher lors de la clôture de saison — il sera supprimé à ce moment-là tout en restant dans l'archive de la saison précédente.

Comment sauvegarder mes données sur mon appareil ?+

Allez dans Paramètres → Sauvegarde locale et cliquez Sauvegarder mes données. Un fichier JSON contenant tous vos licenciés, finances, sponsors et paramètres se télécharge. Conservez-le dans un dossier sûr (ou sur un cloud comme Google Drive) — c'est votre filet de sécurité.

Comment restaurer une sauvegarde ?+

Dans Paramètres → Sauvegarde locale, cliquez Restaurer une sauvegarde et sélectionnez un fichier de sauvegarde Trésor Club (.json). Un résumé s'affiche avant confirmation. Attention : la restauration remplace toutes les données actuelles.

Astuce : à quelle fréquence sauvegarder ?+

Faites une sauvegarde après chaque session de travail importante : ajout de plusieurs licenciés, enregistrement de paiements, ou avant la clôture de saison. Une sauvegarde par mois est un bon rythme minimum. Le fichier est léger et se télécharge en une seconde.

Comment changer les couleurs de l'application ?+

Dans Paramètres → Thème couleur, 8 thèmes sont disponibles (Émeraude, Bleu Marine, Carbone, Rouge Passion, Bleu Azur, Violet Arena, Orange Vitaminé, Forêt). Cliquez sur celui qui vous plaît — le changement est instantané. Votre choix est mémorisé pour les prochaines connexions.

Quelle est la différence entre les plans ?+

Gratuit — licenciés illimités, toutes les fonctionnalités de gestion.
Club — 69 €/an — ajoute l'encaissement des cotisations en ligne et les newsletters groupées.
19 € pour découvrir lors de la première souscription, puis 69 € par an. Sans engagement, résiliable à tout moment. Un email de rappel vous est envoyé 45 jours avant chaque reconduction, et si vous arrêtez vous conservez toutes vos données sur le plan gratuit.

Comment résilier, changer de carte ou télécharger mes factures ?+

Tout se passe dans Paramètres → Plan actuel, bouton Factures et abonnement. Il ouvre l'espace sécurisé de Stripe, où vous pouvez :
• télécharger vos factures, établies au nom de votre association (TVA non applicable, art. 293 B du CGI) ;
• changer de carte bancaire — pensez-y si la carte du club expire avant le renouvellement ;
• résilier : l'abonnement s'arrête à la fin de l'année payée, sans autre prélèvement. Jusque-là, le plan Club reste actif. Vous pouvez aussi réactiver l'abonnement avant cette date.
Sur le relevé bancaire de l'association, le paiement apparaît sous le nom AXCYLIA, l'éditeur de Trésor Club ; c'est aussi ce nom qui figure sur les factures et les emails de Stripe.
Si un renouvellement échoue, Stripe vous prévient par email et retente le paiement pendant quelques jours : l'encaissement en ligne reste ouvert pendant ce délai.

Pouvez-vous créer le site web de notre club ?+

Oui. AXCYLIA, l'éditeur de Trésor Club, réalise le site des associations inscrites : un site vitrine d'une page avec bouton « Adhérer en ligne », vos sponsors mis en valeur, formulaire de contact et mentions légales rédigées.
• Plan Club : création offerte (550 € au tarif public), puis −25 % sur les options et sur le pack hébergement, domaine et maintenance : 420 €/an au lieu de 575 €/an ;
• Plan gratuit : −25 % sur la création (412,50 € au lieu de 550 €) et sur les options ; pack au tarif public, 575 €/an.
Le pack comprend l'hébergement, le nom de domaine, les sauvegardes, les mises à jour, jusqu'à 4 h de modifications par an et le support par email. La maquette de votre page d'accueil est offerte, avant tout engagement. Voir le comparatif et faire la demande

Mes données sont-elles isolées des autres associations ?+

Oui. Chaque association dispose d'un espace strictement privé. Aucun autre club ne peut voir vos licenciés, vos finances ou vos sponsors. L'accès est protégé par votre email et votre mot de passe personnels.

Où trouver les CGU et la politique de confidentialité ?+

Les documents légaux sont accessibles à trois endroits :
• Sur la page de connexion, en bas du formulaire
• Dans la barre latérale, tout en bas (liens Mentions légales · CGU · Confidentialité)
• Ici directement : Mentions légales · CGU · Politique de confidentialité

Comment importer mes licenciés depuis un fichier Excel ?+

Étape 1. Dans l'onglet Licenciés, cliquez 📋 Modèle import pour télécharger un fichier CSV vierge avec les bonnes colonnes et vos catégories pré-remplies.
Étape 2. Ouvrez le modèle dans Excel ou LibreOffice, remplissez vos licenciés (une ligne par personne), et enregistrez.
Étape 3. Cliquez 📤 Importer CSV et sélectionnez votre fichier. Un aperçu s'affiche — vérifiez la correspondance des colonnes puis confirmez.

Colonnes du modèle : Prénom, Nom, Âge, Catégorie, Email, Téléphone, N° Licence. Seuls le prénom et le nom sont obligatoires. Les catégories doivent correspondre exactement à celles configurées dans vos paramètres.